Oftmals glauben wir gefühlt durch bestimmte Tätigkeiten schneller voran zu kommen, schaffen uns aber tatsächlich eher neue Ablenkungen und Hindernisse, die uns träge und langsamer werden lassen. Dadurch verlieren wir den Fokus auf unsere Ziele und werden mit der Zeit unzufrieden, da unsere Fortschritte mehr stagnieren als wirklich voranschreiten.
In diesem Zusammenhang kann man eine Reihe von Tätigkeiten vergleichen, die scheinbar zusammen gehören, aber meist eher gegensätzliche Ergebnisse liefern. Gefühlt sind wir produktiv, schnell und kommen gut voran, doch in Wahrheit bremsen wir uns mehr und mehr aus.
Anfangen versus Beenden
Das Beginnen neuer Projekte und Aufgaben gibt einem das Gefühl, viel zu schaffen und mehr leisten zu können als andere. Doch das ist eine allzu leichte Falle. Indem wir an zu vielen Baustellen zur gleichen Zeit arbeiten, verlieren wir leicht den Fokus und stehen schnell vor einer Reihe von Herausforderungen, die uns über den Kopf wachsen können.
Durcharbeiten versus Pause machen
Jeden Tag starten wir mit einer Menge an Konzentration, welche sich über den Tag verringert. Am Morgen, wenn wir ein Morgenmensch sind, können wir uns meist gut konzentrieren und sollten daher auch eher die komplexeren Aufgabenstellungen angehen. Dann kommt meist ein kleines Tief, bevor wir am Nachmittag nochmals ein Leistungshoch haben. Dennoch können wir unsere Konzentration auch über den Tag ein wenig auffrischen, indem wir regelmäßige Pausen machen (z.B. alle 90 Minuten) und, wenn möglich, einen Spaziergang oder eine Entspannungsübung durchführen. Das verbissene Durcharbeiten führt nur zu einer höheren Fehlerquote und geringerer Aufmerksamkeit.
Parallelisierung von Arbeit versus Serialisierung von Arbeit
Auch wenn viele darauf schwören und stolz darauf sind, Tätigkeiten parallel zu vollziehen – es bringt nichts. Multitasking ist nicht eine der Fähigkeiten des Menschen, welche er besonders gut beherrscht. Einzig kurze, einfache und eher oberflächliche Arbeiten können wir parallel ausführen. Sobald es kompliziert oder gar komplex wird, sind wir darin nicht mehr wirklich gut. Denn auch beim Multitasking muss das Gehirn ständig zwischen den Aufgaben hin und her schalten und wird mit der Zeit immer mehr Fehler machen und seine Aufmerksamkeit verlieren.
Mehr Arbeiten versus fokussierter Arbeiten
Indem wir uns auf die relevanten Inhalte und das Erreichen der Ziele konzentrieren, können wir effizienter voran kommen. Allzu oft lässt man sich von Nebensächlichkeiten ablenken oder verliert den Fokus auf das Wesentliche, welches erst einmal eine funktionierende Lösung bedeuten könnte. Optimieren kann man immer noch. Dabei sollten wir versuchen, äußere Störungen zu verringern, so dass wir unsere Aufmerksamkeit und Konzentration bestmöglich einsetzen können.
Dazu sollte auch gesagt werden, dass das nicht bedeutet, dass man den Geist nicht auch mal Träumen lassen kann und links und rechts vom Wege schaut. Auch das bewusst durchgeführte Faulenzen kann uns helfen, neue Ideen zu finden. Denn dadurch kann sich unser Unterbewusstsein der Aufgaben widmen und neue Zusammenhänge quasi im Schlaf für uns herstellen.
Spezialisiertes Wissen versus breites Wissen
Viele Ideen und Lösungen kommen dadurch zustande, dass man das Wissen aus verschiedenen Fachgebieten zusammen bringt und nach neuen Wegen sucht. Dafür braucht es aber dann auch ein hohes Maß an Offenheit und Unvoreingenommenheit, um nicht die eigenen Ansichten und Sichtweisen zu hoch zu bewerten. Dadurch können sich neue Ideen entwickeln.
Versuchen wir uns in allem was wir tun, nur auf einen ausgewählten Bereich zu spezialisieren, werden wir in diesem zweifelsohne, wenn es gut läuft, ein tiefes Wissen erlangen, doch das bedeutet nicht, dass wir dadurch auch bessere Lösungen finden.
Zwischen den Projekten springen versus Zeit für Feedback lassen und Dinge noch einmal durchdenken
Wie bereits beim Multitasking erwähnt, bedarf es einige Zeit, sich wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren, wenn wir diese durch eine Ablenkung unterbrochen haben. Ebenso werden Projekte meist länger brauchen, wenn wir zwischen diversen Aufgaben hin und her springen müssen. Es bedarf immer wieder neuer Konzentration, teilweise neuer Einarbeitungszeit (je nachdem, wie lange wir das Projekt liegen gelassen haben), zusätzlicher Einarbeitungszeit, wenn wir ein Projekt von einem Kollegen übernehmen und auch eine Art Warmlaufzeit, wenn die Projekte inhaltlich unterschiedlich sind. All diese Verzögerungen und zusätzlichen Aufwände führen letztendlich zu einer erhöhten Dauer und nicht zu einem effizienteren Abarbeiten.
Problem verschieben oder nur teilweise lösen versus Problem jetzt lösen (wenn möglich)
Wenn es mir möglich ist, ein Problem jetzt zu lösen, dann sollte ich es tun – Jetzt!
Schnell anfangen versus die Dinge wirklich durchdenken und erst beginnen, wenn man sich sicher ist
Viele Projekte oder Lösungsansätze werden zu schnell begonnen. Meist existiert nur eine vage Idee, wie die Lösung aussehen könnte. Es wurde dann keine Analyse des bestehenden Problems durchgeführt, um dieses wirklich zu verstehen und zu ergründen, woran es eigentlich liegt. Schlimmer noch ist der Fall, wenn das Problem oder das erwartete Lösungsziel nicht verstanden wurde, da keine ausreichenden Fragen gestellt worden sind. Dadurch kann es dann passieren, dass in eine Richtung voran gegangen wird, die dem gewünschten Ziel nicht besonders nahe liegt und zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Vorgaben durchdrücken versus zusammen Ziele und Lösungen finden
Manchmal muss man seine Ansichten und Ideen verteidigen. Das ist okay und man sollte sich auch nicht zu klein machen. Aber unsere heutige Zeit ist von kompliziert immer mehr zu komplex mutiert und oftmals können wir allein keine wirklich guten Lösungen finden. Dann heißt es, die Köpfe zusammen stecken und das Schwarmwissen nutzen.
Große Aufgaben, um möglichst viel auf einmal zu haben versus kleine Aufgaben, um schneller Ziele zu erreichen und besser das Ergebnis bewerten zu können
Durch das Schaffen von Zwischenzielen und das Zerteilen von großen Aufgaben in kleinere, können wir schneller Erfolge erreichen, daraus mehr Motivation ziehen und bei Fehlentwicklungen diese schneller erkennen. Auch das Einholen von Feedback ist leichter, wenn man gezielte und klare Ergebnisse hat.
Großraumbüro versus kleine Teams, Rückzugsräume
Dazu: Großraumbüros, die Freiheit des Schweigens
Also, nicht alles, was uns gefühlt schneller vorkommt, macht uns auch schneller oder effizienter. Es kommt auf die Mischung an und wie wir mit den jeweiligen Situationen umgehen. Daher müssen wir auch nicht alle der vorgenannten Vergleiche immer komplett umsetzen, uns aber zumindest dessen bewusst sein.
Tue, was dich glücklich macht.
Andre
